CAPÍTULO 03 – BENEFÍCIOS AOS PATROCINADORES E COTAS DE PATROCÍNIO.

Depois de definidas as atividades que serão realizadas no evento, é possível observar quais e de que forma os patrocinadores serão beneficiados, pois é através das possibilidades de benefícios que o promotor define as cotas e seus valores para serem comercializados.

Seleção dos benefícios oferecidos aos patrocinadores

Como já foi dito anteriormente, os benefícios estão associados a um ou aos três principais objetivos: exposição da marca, relacionamento e venda. Existem algumas regras para uma adequada distribuição dos benefícios, e estas são: divulgação na mídia, todo evento precisa ser divulgado pela mídia, e através das divulgações colocarem anúncios dos patrocinadores; assessoria de imprensa, que ao apresentarem seu evento fazem agradecimentos aos patrocinadores; peças de divulgação, além da mídia são utilizados, por exemplo, os folders, que divulgam o evento e tem espaço dedicado aos patrocinadores; merchandising, que apresenta inúmeras formas, como por exemplo, inserção da logomarca em material sinalizador do evento, no qual têm a marca do patrocinador também exposta; distribuição de material promocional da empresa patrocinadora; oferecer brindes, o que causa simpatia aos convidados e portanto gera uma boa exposição do evento e consequentemente do patrocinador; divulgação de vídeo, onde a marca é divulgada para o público do evento; patrocínio do translado, fretar meios de transporte e neles estarão as marcas dos patrocinadores; patrocínio do keynote speaker, é o patrocínio exclusivo do palestrante a um patrocinador, que terá sua marca incluída no trabalho do palestrante entre outras formas de benefícios.

Palestras durante o evento

A oportunidade dos patrocinadores de divulgarem suas marcas em palestras nos eventos os atrai muito, independentes do local, que variam de reuniões paralelas a peças de teatro. Porém são necessários alguns cuidados em relação a esses benefícios, e estes são: que os horários nobres sejam reservados aos patrocinadores mais valiosos; os patrocinadores têm que estar de acordo com o tema do evento para não causar distorção visual ao público, apresentando então características que se assemelhem ao evento; a duração das palestras não deve ultrapassar 30 minutos, que é o tempo ideal para transmitir a sua mensagem e atrair novos contatos; os palestrantes devem ser bem escolhidos, e devem respeitar alguns critérios como notoriedade no assunto, nível hierárquico e domínio da platéia e faz-se necessário também, para serem divulgados no programa do evento, os dados, como nome e histórico, dos palestrantes.

Ações sociais, culturais e de entretenimento

É raro existir um evento que não proporciona um momento de lazer aos seus convidados, como shows ou ate mesmo um almoço. Sendo assim cria uma boa oportunidade para o evento de interagir o publico com os patrocinadores, além de expor a marca do mesmo.
Ações sociais e de entretenimento incluem:

Atividades esportivas; é importante que sejam pesquisados os esportes que atrairiam a maioria do publico presente para que haja a correta escolha, como por exemplo esportes da “moda” que atraem mais publico.
Almoço, jantares, coffee breaks, coquetéis e outros; na maioria dos eventos existe a necessidade de oferecer uma dessas refeições aos participantes.
Salas de relaxamento ou beleza; quando o evento tem duração prolongada e agenda intensa é recomendável oferecer momentos de relaxamento aos convidados.
Shows; oferecer shows de artistas conhecidos do publico em geral, ou de interesse especifico do publico presente, é um complemento importante ao evento.
Cursos de aperfeiçoamento pessoal; podem estar inclusos nesta ação cursos de culinária, artes, degustação de vinhos e palestras de auto-ajuda, entre outros, promovendo relacionamento e bem-estar. Quando o evento é de teor técnico, muitas vezes maçante, é simpático ofertar, por exemplo, uma clínica gastronômica.
Sala de Internet; permanecer, hoje em dia, por mais de algumas horas sem acessar e-mails, sejam pessoais sejam profissionais, ou mesmo sem consultar a Internet é difícil. Sendo assim quando se está planejando um evento, é importante estar “antenado” para esse fato e prever um ponto de Internet em ambiente dedicado, com facilidades como acesso com banda larga e rede wireless.
Visitação exclusiva; eventos do tipo cultural ou esportivo, pode-se organizar visitas ao camarim dos artistas de uma peça de teatro; aos estúdios de uma filmagem ou ao vestiário de esportistas, entre outras.

Estratégia pré e pós-evento

Muitas das empresas que patrocinam um evento o fazem com interesse na obtenção da lista de presentes, com o máximo de informações possível, afinal esse é um dos grandes desafios de marketing das empresas de qualquer porte, tipo ou área. Se a empresa não desenhou uma estratégia pós-evento, antes mesmo de o evento se iniciar, de nada adiantará patrociná-lo com o intuito de obter essa lista.
Apesar de muitas empresas promotoras de eventos não atentarem para a importância de oferecer apoio nessas ações, como parte integrante do projeto de patrocínio, são várias as vantagens desse tipo de abordagem. Com isso, o promotor do evento está aprofundando seu relacionamento com o patrocinador, superando as expectativas tradicionais e, conseqüentemente, gerando outras receitas decorrentes dessa edição, além de garantir a venda da próxima edição desse evento ou de outros por ele promovidos ou organizados. O apoio às ações pós-evento pode ser padronizado e oferecido a todos os patrocinadores de uma mesma forma ou customizado de acordo com o interesse particular de cada um.
E sempre importante se perguntar: “Se eu estivesse patrocinando este evento para obter o mailing dos participantes, o que eu gostaria que me fosse oferecido a mais como parte de minha estratégia pós-evento?”. Algumas idéias de ações pós-evento que podem ser oferecidas aos patrocinadores são:

Mais do que um RSVP. Contar com um RSVP (iniciais da expressão francesa “Répondez, s’il vous plait”) ativo e passivo, quando aplicável, é essencial para convencer um possível patrocinador de que haverá esforço em atingir o publico desejado, mas não é suficiente para dar garantias de que ele receberá, após o evento, material suficiente para conhecer, na profundidade a ele necessária, o perfil e as características desse publico. Existem ações de pré-evento que podem e devem ser apoiadas por um RSVP diferenciado e completo. Esse RSVP terá de ser mais do que um captador de sim ou não, devera ser fonte rica de dados sobre os convidados que com ele interagirem. Ações que podem ser executadas ainda no RSVP e que são altamente atrativas quando mencionadas a patrocinadores incluem:
Pesquisas de perfil;
Pesquisas especificas para o evento;
Pesquisas de lembrança da marca;
Pesquisas de conteúdo.

Contato pré-evento. De posse das informações levantadas anteriormente ao evento sobre o perfil dos confirmados, seja por meio do próprio relacionamento do promotor, seja por meio do RSVP, o patrocinador pode interagir com os confirmados ainda antes da data do evento. Varias ações podem ser oferecidas, de acordo com o interesse do patrocinador e as possibilidades do promotor. Por exemplo:

Envio de material promocional do patrocinador antecipando o que será apresentado e mencionando o interesse, já pesquisando, do convidado sobre determinado assunto.
Reforço do convite.
Envio de brindes.
Pesquisa de conteúdo.

Mailing dos participantes. Assim como o RSVP é importante para qualificar os confirmados do evento, a lista dos convidados que compareceram o é para identificar o publico com o qual os patrocinadores poderão interagir após o evento, utilizando-se também de informações coletadas durante o evento.
Envio de material. Após o evento, o patrocinador pode ter interesse em enviar aos participantes uma carta de agradecimento, personalizada com relação ao destinatário e ao conteúdo.
Pós-evento. Com a estratégia pós-evento prevê ações perenes, é muito comum que o patrocinador se interesse em manter e fortalecer o relacionamento com os participantes não somente por meio de correspondências, mas principalmente pelo contato pessoal.
Administração do mailing e das ações. Todas as ações pré e pós-evento anteriormente citadas dependem de estrutura e de com planejamento. Já foi dito que é possível ao promotor do evento oferecer parte de sua estrutura dedicada à organização do evento também ao planejamento das ações pré e pós-evento. Entretanto, se o promotor vir isso como potencial negocio, ele pode ir além e montar uma estrutura separada dedicada exclusivamente à administração de mailing e de ações de relacionamento.

Avaliação do evento

O resultado da avaliação do evento, com diversas analises de participantes ou do evento como um todo é muito importante, não somente para facilitar a negociação do patrocínio, como também para que o próprio promotor do evento possa entender os pontos fortes e fracos que servirão de base para melhoria nas próximas edições.

Cálculo do Valor de Evento

Identificar o valor do evento é uma tarefa importante e complexa na qual, o promotor do evento precisa garantir as margens de lucro e atrair investimentos. Nesse processo ele considera os fatores internos e externos que influenciam na definição desse valor e após considera estratégias de precificação.
Para definir o valor total de um evento é necessário cumprir algumas etapas que serão analisadas a seguir.

Identificar o custo do evento

Para ter uma estimativa o organizador deve fazer levantamento de todos os custos envolvidos no evento. Como não é possível saber os custos com precisão nesse primeiro momento, ele deve tomar por base o maior número de itens com maior valor financeiro que representem de 60% a 80% do total, encontrando o Custo Levantado (CL), e levantar custos não previstos que representam de 40% a 20% restantes. A soma do Custo Levantado com os custos não previstos é igual a ao Custo Final Estimado (CFE), sendo este o orçamento do evento.

Calcular o valor do evento

Para calcular o valor de um evento é de extrema importância que os profissionais estejam antenados as mudanças e se adaptem rapidamente as mesmas. Pode se citar três formas diferentes de calcular o valor de um evento, sendo elas, fase de baixa concorrência, na qual o preço é igual à margem (lucro pretendido) mais o custo; a fase de alta concorrência, na qual a margem é igual ao preço menos o custo; e a fase da busca pela vantagem competitiva, onde o preço é igual à margem mais o custo.
Assim, é importante que o promotor pesquise antes de definir o valor para seu evento procedendo de forma mais viável, a fim de realizar um evento de sucesso.

Decisões sobre níveis de cotas de patrocínio

O promotor define cotas de patrocínio dividias em vários níveis, quando tem interesse na participação de mais de um patrocinador. Cotas de patrocínio são parcelas definidas previamente da parte total do valor do evento que cabem a cada patrocinador. Os níveis de cotas correspondem a uma forma de diferenciar as cotas de patrocínio por meio do conjunto de benefícios próprio e único para cada nível.
Há três possibilidades de dividir o valor total do evento em cotas de patrocínio.

Um único patrocinador

Dependendo do valor que se necessita para cobrir todos os custos de um evento, é possível consegui-lo com apenas um grande patrocinador. Nesse processo a arrecadação da verba geralmente é mais rápida, já que ocorre negociação com apenas uma empresa.

Mais de um patrocinador, com cotas de valores e benefícios similares

O promotor oferece apenas um nível de cota, com o valor do evento sendo dividido em mesma quantidade entre os patrocinadores. Nesse caso é interessante que os investidores tenham o mesmo porte e condições financeiras, para evitar dificuldades.

Mais de um patrocinador com cotas e valores diferenciados

São estabelecidos diferentes níveis, onde o valor é distribuído em diferentes proporções entre os patrocinadores. Neste caso é importante ter benefícios suficientemente diferenciados para comportar mais de um nível de cota de patrocínio.
Considerando essas formas de decisões sobre os níveis de cotas de patrocínio, cabe ao promotor do evento avaliar qual se encaixa melhor ao evento que pretende realizar de forma que escolha a melhor opção no intuito de maximizar suas chances de sucesso.