Capítulo 9: AVALIAÇÃO DO EVENTO

A avaliação de um evento interessa a várias categorias de profissionais que concorrem para o sucesso do evento, como o promotor, os patrocinadores e outros que contribuem conforme suas especialidades. A intenção da avaliação é obter um feedback sobre os trabalhos realizados, possibilitando a implementação de melhorias quando necessárias.
O patrocinador precisa saber se o investimento teve o retorno desejado, de acordo com os objetivos, e o promotor do evento precisa saber se o evento foi bem conduzido e se atendeu aos objetivos geral e específicos previamente estabelecidos.

AVALIAÇÃO DO PONTO DE VISTA DO VISITANTE

Existem diferentes categorias de visitantes, e a opinião de todos interessam de maneiras e pesos diferentes. Assim, para cada tipo de visitante há um tipo de avaliação.

APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS AOS PATROCINADORES

Após a avaliação, se deve discutir os resultados com o patrocinador, visando fechar a avaliação e analisando a possibilidade de patrocínio de um próximo evento.

Capítulo 8: Comunicação e venda do projeto

Uma vez formatado o projeto, o promotor do evento enfrenta a fase mais complicada: a venda do projeto a possíveis investidores.Existem técnicas de vendas e maneiras corretas de abordagem para cada uma das fases de vendas:

Fase I- Agendamento da visita: Algumas das dificuldades dada a natureza do negócio consiste em fatores como ciclo longo de venda, exigência de vendas pessoais em equipe e transposição de barreiras. O vendedor deve estar preparado para lidar com diversas situações e aproveitar para demonstrar seu produto de forma criativa; valorizando-se durante a apresentação pessoal com expressões positivas e seguras, transpor barreiras de entrada como as secretárias, não permitindo respostas negativas e conseguir o agendamento com o cliente potencial.

Fase II- Primeira reunião: O vendedor deve utilizar informações estratégicas e pertinentes, sendo breve e direto, adquirindo um consenso de interesses entre as partes. Algumas regras são essenciais para o sucesso dessa fase: empatia, conhecimento, abordagem consultiva e motivação.

Fase III- A apresentação do projeto: O vendedor deve apresentar o projeto quando sentir que ganhou o cliente.

Fase IV- A negociação: As negociações ião surgir dados os questionamentos sobre o projeto, o vendedor deve ser flexível e não se prender a objeções.

Fase V- Conclusão: É a hora de fechar o negócio, o vendedor deve estar provido de todos os documentos e equipamentos necessários, atentando para retornar as objeções.Fase VI- Follow up: é necessário para garantir a satisfação do cliente, consiste no pós-evento, tentando garantir a próxima edição do evento e verificando pontos positivos e negativos.

CAPÍTULO 07 : Desenvolvimento de um plano de ataque

Para desenvolver uma proposta única de valor para cada cliente é trabalhoso e complexo, depende de uma pesquisa aprofundada sobre as necessidades de cada empresa e os seus objetivos de marketing, é mais eficiente utilizar ferramenta para o vendedor reduzir o ciclo de suas vendas e estreitar o funil de prospecção.

Processo decisório
As tarefas mais complexas na venda de um evento é parcialmente um entendimento do processo decisório que envolve os seguintes papeis:
-que papel cada pessoa da empresa desempenha?
-qual o fluxo de decisão?
-quando elas decidem?

Que papel cada pessoa desempenha
Varias situações podem ocorrer durante o ciclo de venda que retardem o processo que bloqueiem uma abordagem na empresa, como gastar o seu tempo com pessoas erradas, ou aquelas que não poder de decisão.Pessoas que dão a palavra final , normalmente, são responsáveis pelo orçamento da área de eventos, comunicação, marketing, por uma divisão ou grupo de produtos ou mesmo pelo orçamento da empresa.

Fluxo de decisão
Um projeto de eventos pode entrar na empresa por dois caminhos, promotor do evento oferece o projeto, ou a empresa toma conhecimento do projeto ao pesquisar eventos que estejam alinhados aos seus objetivos de marketing, em função de grande concorrência do mercado, a primeira situação é mais comum.

Quando eles decidem
Faz parte do processo decisório definir qual a melhor época para se iniciar a negociação com os “suspects” são relacionadas com o planejamento de como as empresas costuma executar seus planejamento nos utimos meses do ano e também calendário fiscal que cada empresa trabalha com calendário fiscal diferente.

ABORDAGENS PERSONALIZADAS

Após ja obter todas as informações necessárias para iniciar a ação comercial e personalizada, o vendedor começa a preparar a sua abordagem, pra que esta alcance as pessoas corretas e transmita a real mensagem. Para os casos em que o vendendor ainda não conhece o produto ou tem contato com o profissional, para qual será oferecido a ação comercial é necessário estabelecer um plano para o contato dentro da empresa, possuindo os seguintes itens:

A) Contrato-target: que é o nome da pessoa a ser contatada.
B) Objetivo da abordagem
C) Forma de abordagem
D) Mensagem para abordagem inicial
E) Plano da conversa

CAMPANHAS PERSONALIZADAS

A campanha pode-se dizer tudo aquilo que o vendedor utiliza, em relação a recursos de comunicação, para contatar a empresa. Essas campanhas devem ser bem elaboradas, utilizando-se assim dos metódos e técnicas a seguir:

1) E-mail de apresentação
2) Envio de material
3) Evento de lançamento
4) Telegrama
5) Campanha de mídia
6) E-mails seqüenciais

CAPÍTULO 06 - Planejamento da venda

Para se ter sucesso em eventos deve-se cumprir três fases que são: treinamento, elaboração de material de apoio e plano de ataque.
No treinamento, o vendedor de eventos deve começar com a negociação junto ao promotor do evento, e o vendedor deve estar bem preparado para enfrentar diversas situações.
A primeira fase do treinamento, se da na experiência na aquisição de patrocínio, e é necessário vivenciar, mesmo que simuladamente como acontece o processo. Outra etapa do treinamento, é o estudo de mercado de eventos, assim como qualquer outro estudo de mercado, deve ser minucioso, deve-se elencar alguns fatores como números de eventos nos setores, a concorrência, o processo decisório, organização do evento, e claro outros itens que o organizador julgar importante.
O estudo do projeto, que ainda se enquadra no treinamento, se trata do conhecimento total do projeto, além dos seus aspectos estratégicos e operacionais.
O material de apoio, é o passo seguinte do treinamento. Este se trata de um documento para apresentar, de forma profissional para o cliente, e a forma na qual ele será apresentado o elaborador que determinará se será algo mais simples, ou sofisticado. Vale ressaltar que o formato do material de apoio, deverá está de acordo com os objetivos de arrecadação de verba do evento, e que independente desse formato ele deve ser sucinto, conter as informações relevantes como a apresentação institucional da empresa, conceito doe vento, dados que justificam o evento, público-alvo, perfil dos convidados, formato do evento, cotas de patrocínio, entre outros.

Apresentação institucional da empresa promotora

No casso de empresas recente e que tenham pouco ou nenhum histórico, seus fundadores podem recorrer aos próprios históricos profissionais para justificar a abertura do negócio, por meio dessaq breve apresentação institucional, a empresa deve demonstrar que está apta a executar o evento proposto de forma primorosa, para tanto, o primeiro passo é evidenciar que tem experiência bem-sucedida com esse tipo de projeto.

Conceito do evento

Deve-se deixar claro qual é o conceito principal do evento, definido quando for estruturado o projeto.

Dados que justificam o evento

Os mesmos dados que serviram de apoio ao promotor do evento no processo de geração, seleção e teste de idéias podem ser apresentados aos patrocinadores para comprovar a relevância do evento e mostrar ter sido uma necessidade ou tendência forte de mercado que o despertou para realizá-lo.

Publico-alvo e perfil dos convidados

No caso dos eventos corporativos, o promotor do evento pode fornecer uma lista de convidados ou mesmo dos já confirmados, desta lista devem constar os seguintes itens:
- empresa: nome da empresa; segmento de atuação; porte e região-sede da matriz;
- profissionais: nome; área da empresa; cargo e nível funcional e dados cadastrais como telefone, ramal, e-mail e endereço;
- outras informações pertinentes, como resposta dada a determinada pesquisa e perfil de consumo, entre outros.
Caso não tenha uma lista definitiva dos convidados, o promotor pode apresentar uma lista provisória, mesmo que possa sofrer alterações durante os processos de divulgação e de negociação do evento.

Formato do evento

A apresentação do formato do evento deve ser feita de tal forma que o patrocinador se sinta “dentro do evento”. É muito comum os próprios patrocinadores encontrarem, durante a leitura desse item, uma possibilidade de divulgação de marca, ou de relacionamento.
Local: O promotor deve utilizar o local como um dos critérios para convencer os possíveis patrocinadores, na apresentação do projeto.
Data: Ela deve, assim como o local, estar impressa já na capa do documento, dessa forma, o possível patrocinador pode rapidamente acessar a sua agenda para verificar a adequação da data aos seus compromissos já marcados.
Atividades: Nesse item devem ser descritas todas as ações previstas no evento, planejadas na formatação do projeto.
Palestrantes: Informações importantes sobre cada palestrante devem ser exibidas no documento, referindo o tema da palestra com os tópicos do conteúdo, também deve conter o histórico do palestrante e o motivo pelo qual ele foi escolhido.
Programa: Para apresentar um programa completo, é preciso ir muito além do que apenas citar as datas e os horários de inicio e termino do evento. O possível patrocinador deve ser capaz, ao termino da leitura do documento, de identificar o que ocorrera a cada instante, desde o inicio ate o termino do evento.

Cotas de patrocínio, benefícios e valores

O documento deve, então, apresentar o resultado do planejamento no que se refere às cotas, aos valores e aos benefícios.
Benefícios oferecidos: Quanto maior for o numero de informações fornecidas e maior a especificidade dessas informações, maiores serão as probabilidades de sucesso na venda do projeto.
Número de cotas, valor de investimento e condições de pagamento: Além dos benefícios oferecidos, o documento pode apresentar o valor do investimento e o número de cotas previsto para cada modalidade. Uma vez divulgados o valor, os níveis e o numero de cotas do patrocínio, eles não poderam mais sofrer alterações, de hipótese nenhuma, ate o final das negociações entre promotor do evento e possíveis patrocinadores.

Condições de Pagamento

Têm-se várias formas de se realizar o pagamento aos patrocinadores, e estas são: parcelamento, com reserva antecipada, que é quando o evento já aconteceu alguma vez e então se paga um valor antecipado e depois parcela o restante; pagamento à vista, com desconto, é quando se paga antecipado, antes do evento, e se tem um desconto no valor inicialmente proposto; duas parcelas iguais, sendo a primeira na assinatura do contrato e a segunda após o evento, é quando se paga uma porcentagem do valor para pré-reserva e após o evento se paga o resto; parcelamento, conforme negociação dos prazos, que é um acordo de entre patrocinador e promotor que negociam a forma de pagamento em parcelas que atendam a ambos.

Construção de uma proposta única de valor

A definição da estrutura de um projeto é feita pelo promotor de duas formas: que atenda a todos os objetivos e necessidades do patrocinador e um projeto único que atenda para cada objetivo e necessidade de cada patrocinador. A melhor das duas é a segunda, na qual o projeto é individual para cada patrocinador. Porém, é difícil que isso seja alcançado, pois existem alguns critérios que devem ser levados em consideração, como: capacidade de ouvir, flexibilidade, criatividade, estrutura financeira e planejamento comercial.

Outras informações que fazem toda a diferença

Existem informações que fazem toda a diferença na negociação com possíveis patrocinadores, e pode-se destacar a relação entre participantes e patrocinadores confirmados.

Participantes confirmados

Quando algum participante não comparece, pode causar transtorno aos patrocinadores, por isso se criou o hábito de colocar uma cláusula que garantam a participação das pessoas e caso isso não seja cumprido, há um desconto sobre o valor total do patrocínio.

Patrocinadores confirmados

Divulgar os patrocinadores antes do evento pode trazer benefícios, desde que alguns critérios sejam atendidos, e estes são: perfis semelhantes, quando se sabe que empresas, grandes, do mesmo perfil que outras estão patrocinando tal evento há maior confiança para que estas invistam também; empresas concorrentes, na qual se analisa o concorrente e então desperta a competitividade entre possíveis investidores; empresas parceiras, pois há o respeito com os parceiros, e como tem um parceiro patrocinando abre maior possibilidade em se pensar em patrocinar tal evento.
Se a empresa ainda não fechou com nenhum patrocinador, pode divulgar com que pretende que patrocine e os que estão em fase de fechar contrato. As regras são as mesmas, e outra opção é a de, caso patrocinadores anteriores tenham gostado das edições anteriores do evento, o nome deles pode ser divulgado, mas só se estes ficaram realmente satisfeitos, pois os interessados certamente questionaram.

Capitulo 5: Previsão dos Resultados da Arrecadação de Recursos

Tendo informações como o valor total do evento, objetivo do número de investidores, target de investidores e níveis de cotas de patrocínio, é possível construir cenários diferentes na formação do pacote de patrocínio e simular os resultados.

Fases percorridas pelo promotor na venda de um projeto

Para vender um projeto o promotor deverá percorrer as fases de levantamento dos potenciais investidores, suspects; dos potenciais investidores contatados, prospects; dos potenciais investidores interessados, leads; dos potenciais investidores prontos a receber uma proposta, leads qualificados; passando pela fase de oportunidades, que consiste na proposta emitida ao decisor do projeto e finalmente chegando à fase de vendas.
O conjunto dessas fases constitui o ciclo de vendas que pode ser representado através de um funil, no qual a amplitude indica a eficácia do promotor de eventos. Assim, quanto mais estreito o funil mais eficaz é a proposta.

Cálculo dos números de cada uma das fases do funil de prospecção

Para calcular os suspects necessários para alcançar os objetivos é preciso estabelecer níveis de cotas e o valor médio de cada uma, e estimar o percentual de sucesso para cada etapa do funil. Geralmente se utiliza de uma planilha para realização dos cálculos, onde o percentual de cada fase deve ser aplicado ao valor resultante da fase anterior.
Na conclusão da planilha deve-se verificar a diferença do valor total do target do evento e do valor arrecadado como resultado da simulação. Para calcular o valor arrecadado soma-se o resultado da multiplicação do número de cotas alcançadas com o valor de cada uma para cada um dos níveis.

A construção de cenários de cotas de patrocínio e simulação de resultados

Considerando as variáveis, níveis de cotas, valor e número de patrocinadores para cada nível que interferem no resultado da comercialização de um projeto de evento é possível construir um cenário e simular os resultados que possivelmente serão alcançados.
Ao construir o cenário e realizar as simulações é necessário tomar precauções como considerar os benefícios de cada nível, verificar se há universo de patrocinadores suficientes, ser cauteloso para não criar um “carnaval” de marcas, e para não criar dependência de um único patrocinador, além disso, é importante também simular cenários com um ou mais níveis.

Frase - Danielle Veloso

Só não vale fazer escândalo ...

Venha e troque tudo no TUR eScAmBo !!!

Frase "TUR Escambo" - Sara